Review hộp đựng tài liệu: chủng loại, giá cả, ưu nhược điểm

Hộp lưu trữ tài liệu giúp giải quyết một số vấn đề cùng một lúc. Chúng cho phép bạn tiết kiệm không gian phòng - những chồng giấy tờ khổng lồ sẽ không chiếm không gian trên máy tính để bàn hoặc trong tủ quần áo của bạn.

Các tài liệu cần thiết có thể dễ dàng được tìm thấy trong khu vực lưu trữ được chỉ định và dán nhãn đặc biệt. Điều này giúp tiết kiệm thời gian và giải quyết vấn đề giấy tờ bị phân tán một cách hỗn loạn.

Tất cả những gì còn lại là chọn loại hộp cần thiết để lưu trữ tài liệu.

Tại sao và cho mục đích gì chúng cần thiết?

Hộp đựng tài liệu thực hiện một số chức năng cùng một lúc:

• tổ chức hệ thống lưu trữ thuận tiện - bạn có thể tìm thấy các giấy tờ cần thiết một cách nhanh chóng nhất có thể;
• tiết kiệm không gian - do tính nhỏ gọn của chúng, các hộp chiếm không gian tối thiểu;
• bảo vệ giấy tờ khỏi hư hỏng cơ học, bụi và ánh sáng mặt trời;
• hỗ trợ vận chuyển tài liệu từ nơi này đến nơi khác, ví dụ như khi chuyển văn phòng.

Ưu điểm và nhược điểm

Hộp đựng giấy tờ có những ưu điểm rõ ràng:

1. Sự nhỏ gọn. Hộp có thể được đặt liên tiếp trên kệ, xếp chồng lên nhau và một số loại có thể được lắp ráp thành một cấu trúc gọn gàng.
2. Dễ sử dụng. Các hộp lưu trữ được dán nhãn giúp loại bỏ nhu cầu tìm kiếm các tài liệu cần thiết một cách hỗn loạn.

   Nếu muốn, bạn có thể đặt mua hộp có kích thước riêng phù hợp với nhu cầu của cơ sở.

   Những kho này có thể được lắp đặt theo chiều ngang hoặc chiều dọc - thuận tiện để lấy các giấy tờ cần thiết từ bất kỳ vị trí nào.

3. Độ bền và độ tin cậy. Thiết kế đặc biệt của ngăn đựng giấy không cho phép chúng bị biến dạng dưới sức nặng của các hộp khác.

Các loại

Khu vực lưu trữ tài liệu phổ biến nhất là hộp lưu trữ và hộp kim loại có khóa.

Hộp lưu trữ

Khác nhau về thiết kế và hình dạng. Hộp lưu trữ cổ điển được làm bằng bìa cứng. Nó có chỗ lõm cho tay, giúp việc cất giữ này thuận tiện khi mang theo. Một số có những dấu hiệu đặc biệt để kiểm kê giấy tờ được cất giữ bên trong.

Trong quá trình sản xuất hộp lưu trữ, lớp phủ nhựa hoặc nhựa vinyl bắt chước da cũng được sử dụng. Sự đa dạng của các sản phẩm này có thể khác nhau tùy thuộc vào loại giấy tờ được lưu trữ trong đó. Có những hộp như vậy:

1. Thẳng đứng. Những hộp tự lắp ráp này được làm bằng bìa cứng có bổ sung nhựa hoặc nhựa vinyl. Họ lưu trữ tài liệu khổ A4 ở vị trí thẳng đứng. Loại hộp lưu trữ này thường được gọi là nhỏ. Chúng được trang bị nắp có bản lề, dây buộc hoặc Velcro.
2. Nằm ngang. Một hộp phổ quát phù hợp với hầu hết mọi văn phòng hoặc kho lưu trữ. Bạn có thể đặt không chỉ giấy tờ vào đó mà còn có thể đặt bất kỳ thứ gì khác, chẳng hạn như đồ dùng văn phòng. Các thiết bị lưu trữ này được trang bị các khe cho tay cầm và nắp có thể tháo rời hoặc có bản lề.
3. Ống. Hộp hình trụ dùng để đựng giấy tờ quan trọng cuộn lại thành cuộn.Ống được sử dụng để vận chuyển và lưu trữ các bản phác thảo hoặc bản vẽ.

thùng chứa sắt

Thiết bị này là một loại két sắt đựng tài liệu. Nó giúp thuận tiện cho việc lưu trữ các giấy tờ quan trọng trong văn phòng và ở nhà.

Hầm sắt có nhiều kích cỡ khác nhau: từ những chiếc hộp thu nhỏ đến những chiếc tủ đầy đủ tiện nghi với nhiều kệ.

Nhưng chúng đều được trang bị một ổ khóa đặc biệt để bảo vệ đồ đạc trong két khỏi những con mắt tò mò.

Hệ thống bổ sung

Những thiết bị này khó có thể được gọi là hộp chính thức nhưng chúng cũng thường được sử dụng để lưu trữ tài liệu.

Khán đài tổ chức

Một trong những cách dễ dàng và tiết kiệm ngân sách nhất để lưu trữ các giấy tờ quan trọng ở nhà và văn phòng.. Giá đỡ tổ chức thuận tiện cho việc lấp đầy cả kệ mở và tủ kín. Ưu điểm: mở một phần kho lưu trữ - bạn có thể dễ dàng xem thư mục chứa các giấy tờ bạn cần. Bạn cũng có thể dán thẻ vào ngăn tổ chức.

Khay thư từ

Phụ kiện gọn gàng này để lưu trữ thư từ và giấy tờ hiện tại sẽ hoàn toàn phù hợp với nội thất trong nhà hoặc văn phòng của bạn. Trông hữu cơ trên bàn làm việc hoặc kệ mở.

Các thư mục tập tin

Họ có thể chứa các tài liệu có nội dung và định dạng khác nhau. Thư mục tệp cung cấp quyền truy cập nhanh vào nội dung. Các phương tiện lưu trữ như vậy rất thuận tiện cho việc duy trì cơ sở dữ liệu khách hàng và tạo các tệp thẻ.

Có hai loại thư mục tệp chính:

1. Cho buổi thuyết trình. Chúng trông rất tiêu biểu, được làm bằng da hoặc nhựa cao cấp. Chúng được sử dụng trong quá trình giới thiệu sản phẩm hoặc đàm phán kinh doanh.
2. Nhà đăng ký. Được làm bằng nhựa hoặc bìa cứng rất dày. Những thư mục này được sử dụng để lưu trữ trực tiếp tài liệu.

Giá thành sản phẩm

Giá lưu trữ tài liệu khác nhau tùy thuộc vào loại sản phẩm:

• khay đựng thư từ - 500-1.500 rúp;
• thư mục tập tin - 50-200 rúp;
• giá tổ chức - 100-200 rúp, máy ghi âm, 300-500 - bìa đựng hồ sơ thuyết trình;
• hộp lưu trữ - 50-500 rúp;
• két kim loại - 5.000-20.000 rúp.

Khuyến nghị lựa chọn

Trước khi mua thiết bị này hoặc thiết bị kia để lưu trữ các giấy tờ quan trọng, sẽ rất hữu ích khi xem xét một số điểm:

1. Chất liệu sản phẩm. Các tông, kim loại, nhựa hoặc sắt - loại lưu trữ phù hợp để lựa chọn cho nội thất cụ thể của căn phòng.
2. Tần suất di chuyển tài liệu. Nếu giấy tờ được cất trong hộp hoặc hộp sắp xếp cần phải lấy ra thường xuyên thì tốt hơn hết bạn nên mua loại sản phẩm gọn nhẹ. Một giá sắp xếp, một cặp hồ sơ hoặc một hộp lưu trữ nhỏ làm bằng nhựa hoặc bìa cứng sẽ phù hợp. Hộp lưu trữ lớn hoặc két kim loại thích hợp để lưu trữ tài liệu lưu trữ và các tài liệu khác không cần xem thường xuyên.
3. Khối lượng tài liệu được lưu trữ. Để lưu trữ các thư từ và giấy tờ hiện tại sau này sẽ bị tiêu hủy, chỉ cần có một khay nhiều tầng là đủ. Giá đỡ sắp xếp và thư mục đựng tài liệu thuận tiện cho việc lưu trữ tài liệu, nhưng những thiết bị này sẽ chỉ chứa một số tài liệu nhất định. Hộp lưu trữ và hộp sắt có nhiều ngăn thích hợp để đựng một khối lượng lớn giấy tờ.
4. Bảo mật. Chứng khoán mà chỉ chủ sở hữu hoặc người đứng đầu công ty mới có thể nhìn thấy, tốt nhất nên cất giữ trong két sắt hoặc hộp có khóa.Đối với các tài liệu có thể truy cập miễn phí, tất cả các loại lưu trữ khác đều phù hợp.

Làm thế nào có thể sử dụng nó?

Chức năng chính của các sản phẩm này là sắp xếp và vận chuyển tài liệu. Nhưng chúng có thể được sử dụng cho các mục đích khác ngoài mục đích đã định, để lưu trữ và di chuyển các mục sau:

• văn phòng;
• tạp chí hoặc sách đã đọc;
• đồ chơi trẻ em;
• quần áo theo mùa.

Video về chủ đề của bài viết

Cách làm ngăn đựng tài liệu bằng tay của chính bạn, hướng dẫn bằng video:

Phần kết luận

Hộp đựng tài liệu là thiết bị tiện lợi để sắp xếp các giấy tờ quan trọng ở nhà và văn phòng. Có rất nhiều loại tủ đựng đồ như vậy - từ giá đựng đồ đến két sắt lớn có khóa. Khi chọn hộp, bạn cần tập trung vào khối lượng giấy tờ được lưu trữ, trọng lượng của sản phẩm và thời gian lưu trữ nội dung.